Planningen maken op basis van (Excel) template bestanden
Inleiding
Een planning (begroting / prognose) kan ook geïmporteerd worden in de Planningmodule. In dat geval moeten de planningsitems in een speciaal Excel bestand (Factview Planning templatebestand) worden ingevoerd. Het voordeel hiervan is dat het soms makkelijker is om een planning in te vullen in Excel. Bijvoorbeeld om bedragen snel in 12 kolommen te slepen, of formules te gebruiken die de uitkomsten van bedragen berekenen.
Ook kan hiermee gebruik gemaakt worden van reeds bestaande begrotingsmodellen in Excel die de gebruiker zelf hanteert. In dat geval kan een link worden gelegd tussen het templatebestand en het begrotingsmodel, zodat bedragen niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
Het werken met template bestanden luistert wel nauw. Je maakt alsnog gebruik van Excel en een fout is daarmee snel gemaakt. Ook speelt het versiebeheer van Excel een belangrijke rol. Aan welke versie van het bronmodel is het templatebestand ook alweer gekoppeld. Zeker als er meer bronbestanden worden gebruikt, kan dit tot foutieve uitkomsten leiden, omdat de invoer niet goed (gekoppeld) was.
Om met templatebestanden te werken moet de gebruiker bij voorkeur een ervaren Excel gebruiker zijn en goed weten wat hij/zij doet.
Templatebestanden voor de planning
In de Rapportagemodule zijn de templatebestanden voor het maken van een planning te downloaden. Het betreft 2 bestanden.
Importtemplate Planning algemeen
In de afbeelding hieronder is een voorbeeld getoond van deze template.
De template bestaat uit een aantal tabbladen, overeenkomstig de Planningmodule, waarbij elk type planningsitem in een apart tabblad wordt ingevuld. In het tabblad Instructie wordt een uitleg gegeven van de werking van de template.
Het is een Excelbestand waarin planningsitems onder elkaar worden gezet zodat er zeer uitgebreide planningen kunnen worden gemaakt, bestaande uit zeer veel regels.
Ook kan de template gebruikt worden om planningen op week- en zelfs op dagbasis te maken.
Importtemplate Planning maandmodel
In de afbeelding hieronder is een voorbeeld getoond van deze template.
De template bestaat uit een beperkt aantal tabbladen. In het tabblad Instructie wordt een uitleg gegeven van de werking van de template.
De template is een Excelbestand waarin alle typen planningsitems in één invoertabblad ingevoerd worden, in blokken van 30 regels. Dit beperkt het aantal planningsitems maar het grote voordeel is dat er meerdere jaren naast elkaar getoond worden zodat er snel en gemakkelijk een meerjarenplanning gemaakt kan worden. Ook zijn de specifieke extra invoer kenmerken voor het balansverloop grotendeels geautomatiseerd, zodat het invullen daarvan weinig tijd kost.
Voor vragen, toelichting en ondersteuning bij het gebruik van templatebestanden kan de Helpdesk u verder helpen. Dien hiervoor een online verzoek in voor een adviesgesprek.
Voorkom het gebruik van nieuwe (of foutieve) basisgegevens in een template voor het maken van een planning
Een planning in de Planningmodule bevat alle basisgegevens van de geselecteerde importset bij menu: Instellingen / Basisgegevens. Dit betreft grootboekrekeningen, kostenplaatsen etc.
Als er nieuwe (of foutieve) grootboekrekeningen worden gebruikt in een template, worden deze wel in de Planningmodule opgenomen, maar bij de Berekening van de planning worden deze niet meegenomen.
De uitkomsten van de Berekening zijn namelijk alleen in de Rapportagemodule zichtbaar. De Rapportagemodule herkent de nieuwe of foutieve invoer niet, zodat de hierop geboekte bedragen niet zichtbaar zijn. Dit betekent dat de Berekende prognose afwijkingen vertoont en niet compleet is. Dat heeft effect op de winst- en verliesrekening, de balans en de liquiditeit.
Als je nieuwe grootboekrekeningen wil gebruiken in een template, voeg deze eerst toe in de Rapportagemodule, voordat je de template importeert in de Planningmodule.
Volg onderstaande stappen om nieuwe basisgegevens (grootboekrekeningen) toe te voegen voor het maken van een planning:
Stap 1: Selecteer het hoofdmenu: Grootboekrekeningen, zie onderstaande afbeelding. Vul het grootboekrekeningnummer in, geef de naam op en kies het rekeningtype (BAS voor Balans of PNL voor Winst- en verliesrekening)
Stap 2: Ga vervolgens naar de Planningmodule, selecteer het menu: Instellingen / Basisgegevens en klik op de groene knop Synchroniseer basisgegevens met de gekoppelde importset.
Nu kan de template geimporteerd worden in de Planningmodule. In de Berekening van de planning worden alle gegevens één op één overgenomen in de Rapportagemodule.
Importeren van een templatebestand in de Planningmodule
Als het templatebestand is ingevuld met een planning kan het bestand in de Rapportagemodule van Factview geïmporteerd worden. Dit gaat als volgt:
-
Zorg ervoor dat u minstens 1 planning heeft aangemaakt.
-
In de Rapportagemodule, selecteert u het hoofdmenu: Bestanden
-
Sleep het templatebestand in het veld bovenin. Er verschijnt een keuzemenu van de beschikbare planningen onderin het scherm
-
Selecteer de planning waarin u het templatebestand wilt importeren
-
Het menu: Imports van de Plannningmodule wordt getoond.
-
Verwijder de eventuele eerdere versie van het bestand (mits dit bestand geen unieke regels bevat) (zie 'voorkom dubbele invoer' hieronder)
-
U kunt ook een geïmporteerd bestand downloaden en verder bewerken in Excel en weer opnieuw invoeren.
Een geïmporteerd templatebestand wordt volledig uitgelezen in de Planningmodule waarbij alle planningsitems in de planning worden geïmporteerd. Als u wijzigingen / aanpassingen maakt in het originele bestand, moet u het bestand opnieuw importeren. Het bestand staat vervolgens 2 keer in het menu Imports. Maar ook de planningsitems worden dus 2 keer opgenomen in de planning. Om dit te voorkomen, klikt u - nadat u het verbeterde templatebestand heeft geïmporteerd - op de eerdere versie. Hiermee kunt u het eerdere bestand verwijderen, zodat er slechts 1 versie actief is (zie onderstaande afbeelding).
